平成31年1月19日(土)
<11時~12時30分>
於:ニューオーサカホテル3F
議事録作成/総務部 大薄利也

出席者
桑幡支部長、大内田事務局長、山下総務部長、中馬相談役、秋窪相談役
谷山副支部長、坂口副支部長、尾松副支部長、山之上副支部長
牟田会計幹事、大薄会計幹事、林理事、加納理事、柳田理事、宮薗理事、長谷川理事

Ⅰ.支部長挨拶
1.2019年度に向けて
1)今年一年も前年に増しての活動をお願いしたい
2)3月3日(日)の「関西かごしまファンデー」への協力をお願いしたい

Ⅱ.議題
1.「同窓生の集い」以降の報告事項・・・・・【桑幡支部長】
1)「焼酎まつり」スタッフ要員(於:尼崎中小企業センター・・・H30,11,23「金」)
(1)販売の部で【加納理事】に対応頂いた
2)「県人会総連合会新年互礼会」への参加
(於:京都ホテルオークラ・・・・H31,1,12「土」)
(1)【大内田事務局長と山之上副支部長】に参加頂いた

2.「第15回関西かごしまファンデー」に関する報告/協議事項・・・・・【桑幡支部長】
1)ファンデーの準備会議/総務部門会議(第一回目)・・・H30,11,17「土」
(1)前回の反省と改善策の協議・・「昨年のトラブル」等に鑑み「本部直轄の特別警備部門」の設置等
(2)「総務部門業務内容と担当者名簿(案)」を提出
(3)「本部直轄・警備担当者」の要請・・【牟田会計幹事】に依頼する
2)ファンデーの準備会議(第二回目)・・・H30,12,1「土」
3)ファンデーの拡大役員会/実行委員会(第三回目)(於:尼崎社協会館・H31,1,19「土」)
(1)支部長出席・・ファンデーのマニュアル等正式な資料が出るのではないか
4)部門会議「予定」(於:尼崎中小企業センター(第四回目)・・・H31,2,2「土」)
5)ファンデー・ガイドブック広告の申し込み・・【加工同窓会】前回同様1枠申し込み済み
6)「総務部門業務内容と担当者名簿+特別警備班」の最終決定(資料に基づき説明)
(1)警備班/業務担当者・・【担当者了承】
①統括責任者:1名(桑幡支部長)
②特別警備班:1名(牟田会計幹事)
③来賓室出入り口入室管理:3名(小丸顧問、山下総務部長、福井氏)
④スタンド席誘導/監視:9名(林理事、柳田理事、宮園理事、長谷川理事、谷山副支部長、渕脇副支部長、原田副支部長、山之上副支部長、大薄)
◆午前/午後の担当振り分けに付いて・・・【支部長・関係者で調整】
◆総合マニュアルが届き次第、各スタッフ担当者に送付・・・【支部長対応】
(2)業務内容と注意事項・・(資料に基づき説明)
①「入場時間、ハッピ、スタッフ票、昼食、交代時の引継ぎ、持参品、注意事項等」
◆各スタッフに総合マニュアルが届いた時点で不明点を確認
スタンド誘導/監視員は、半数(9名中4名)が新担当者に付き対応(説明会等)をお願いしたい・・・【支部長対応】
7)前売り入場券の販売依頼(250枚)
(1)1月19日現在で【185枚】売れる・・購入依頼は、大内田事務局長迄
(2)欠席者にも協力依頼を行う・・・【事務局長:大内田対応】

3.今後のスケジュール・・・・・【桑幡支部長】
※各役員はスケジュール調整のうえ対応頂きたい
1)「2019年活動計画書」に基づき説明
(1)主な関西支部関連計画
①2019年1月19日(土)・・・関西支部役員会/懇親会
◆場所:ニューオーサカホテル3F11時~14時30分
◆議題:第15回関西かごしまファンデー開催の件/総務部門業務支援担当者
決定、前売り入場券販売の件/各科の活動報告(土木科、化学科)
②2019年3月3日(日)・・・第15回関西かごしまファンデー
◆場所:京セラドーム7時30分~17時30分
③2019年3月30日(土)・・・関西支部役員会
◆場所:ニューオーサカホテル3F(予定:事務局長調整中)11時~14時
◆議題:昨年(平成30年)「同窓生の集い」報告の件/来年度の活動方針、活
動計画の件/各科の活動報告(電子科、機械科)
④2019年7月20日(土)・・・関西支部役員会/新入会員歓迎会
◆場所:事務局長調整中11時~14時
◆議題:支部総会(11/9)に向けての手順、要領等の件/各科活動報告
(建築科、関西わけもんの会)
⑤2019年11月9日(土)・・・関西支部同窓生の集い(総会)
◆場所:事務局長調整中12時~15時
◆議題:総会/懇親会/反省会(参加支部と意見交換及び反省会)
⑥2020年1月18日(土)・・・関西支部役員会/懇親会
◆場所:事務局長調整中11時~14時
◆議題:第16回関西かごしまファンデー開催の件/総務部門業務支援担当
者決定、前売り券販売の件/各科の活動報告(土木科、化学科)
⑦2020年3月28日(土)・・・関西支部役員会
◆場所:事務局長調整中11時~14時
◆議題:本年度(2019年)の活動報告、総会の反省と報告の件/来年度の
活動方針、活動計画の件/各科の活動報告(電子科、機械科)

4.各科活性化活動報告・・・・・【山之上副支部長】
1)土木科活性化活動報告
(1)目標の設定
①数値設定:平成31年度総会出席者を昨年度より1割増にする「7名以上」
②質的設定:より一層「楽しめる集い」へと躍進
(2)現状の把握
①平成29年総会出席者数より2名少ない(4名)
②同窓会員名簿の欠落(平成3年度卒~平成21年度卒・・「魔の20年間」)
③同窓会員に対して、行事・予定のアナウンスの手段が少ない
④「科単独の懇親会」と「同窓会の集い」の参加者数の乖離が著しい
⑤魔の20年世代以外に於いても「新規参加者がいない」
(3)課題の抽出
①同窓会員名簿の欠落年度の補充②同窓会員に対しての発信力の強化
③固定参加会員の囲い込み及び新規参加者の参集(芸能、食等内容の思考)
(4)活動状況
①「同窓会員名簿の欠落年度の補充」
◆座談会の開催(8月8日):中馬顧問、秋窪顧問、山之上
・各自での作成した名簿を基に内容の充実を図る
◆同窓会本部への協力打診及び土木科職員室への訪問(聞き取り調査)
・中馬顧問実施(個人情報の観点から困難であった)
②「同窓会員に対しての発信力の強化」
◆関西支部のHPの有効活用、HPと併用してその他SNSの有効活用
【提案】HPの存在の認識(葉書等にてHPのPRアクションへ)
③「固定参加会員の囲い込み及び新規参加者の参集」
◆2019年科懇親会の実施により「同窓会の集い」へとネットを紡ぐ
◆固定参加者の継続参加の検討(同窓会の集いのアンケート結果の活用)
【要望】同窓会の集い参加者からのアンケート結果の分析、展開
(5)残された課題
①現行参加者が「一層楽しめる集い」へと再構築(継続参加へ内容の充実を図る)
②質的観点より「食、芸、地」を総合的に鑑みて「変革による満足度の向上」
③全員参加型執行部の結成(役員、執行部全員がプレイングマネージャー「全員野球」)
④「現行の参加者」を死守し「小さなコミュニティ」等からの戦略の敢行
⑤HP存在のPR(認識の向上に努める)etc
以上、「土木科報告資料」より抜粋させて頂きました又、今回報告予定の化学
科に付いては副支部長殿が欠席の為「後日報告」と致します。

【質疑応答・講評等】
(1)桑幡支部長
①土木科の活動報告に付いて
◆「理論整然」と纏め活動されている様だが、各科も様々な活動をお願いしたい
◆副支部長だけ「重荷を背負う」のではなく、役員を含み全員野球で活動願いたい
◆「次期に1割増」で無くても良い、2~3年後でも良い、必要なのは熱意である
◆目標値の「達成だけに拘らず」常日頃の活動が重要であるのではないか
◆地域、趣味(ゴルフetc)とサークル等を活用して「同窓会の集い」の増員に繋げたら良いのではないか
②HP等のPRに付いて
◆名簿のある人に「ハガキ」でPRしたら未返事の人にも効果があると思う
◆SNS等活用が重要である

(2)大内田事務局長
①名簿、集いの案内に付いて
◆平成卒の会員名簿の欠落が多い
◆母校より会社の住所だけ連絡ある尚、転居後は不明となる
◆3年間返事が無い場合は名簿から削除している。但し、「原簿」は残してある
②HPの広告、協賛に付いて
◆丹治氏や橋氏も検討中で数を増やしたい尚、掲載料等の検討も必要で次回役員
会で諮りたい
③昨年度の「同窓生集いの会」のアンケート結果に付いて
◆3月30日(日)開催の役員会で報告したい

(3)中馬顧問
①活性化活動に付いて
◆過去数回懇親会を開いており、「同窓生集いの会」への増員に繋げたい
◆高校の同窓会だけでなく、出身中学の友達の「絆」を活用して後輩達に依頼する【絆は強い】
・各科毎での懇親会等による増員にも課題がある(科、学年毎のリーダーを持ってくる必要があり、賛同を得るには「中学の名簿」がいるのでは?)

(4)秋窪顧問
①HP関連に付いて
◆本部同窓会担当者の交代により、略リアルタイムに更新されており期待したい(今迄は、支部役員が交代しても更新されなかった)

5.その他
1)第15回関西かごしまファンデーについて・・・・・【桑幡支部長】
(1)総合マニュアルは県人会の方から未だ届いていない(2月中旬頃にスタッフ担当者迄に郵送出来る予定)

2)今後の「役員会」並びに「同窓生の集い」の開催場所、時間等に付いて・・・・・【大内田事務局長】
(1)同窓生の集いのアンケート等も含め、料理や交通アクセスの改善の要望が多く有り今回試験的に当ホテル(ニューオーサカホテル)を使用した
出席者からは交通の便がよく、料理も豪華でおいしいとの意見が多かった
(2)以降の開催場所については、次回役員会で諮るものとする
①3月30日(土)の役員会は、「ニューオーサカホテル」で開催の予定
◆関西支部の活動資金状況が厳しく、役員会のみで食事なしを事務局長が提議したが、坂口副支部長の協力の申し出もあり、役員会後今回同様同じ会場で懇親会を実施することに決定した
②秋窪顧問から慎重な対応を求める意見があった
◆錦城閣の前は大阪弥生会館であったが、吊り看板やプロジェクターの費用などが高く問題があった
錦城閣になって、吊り看板や名札、集合写真等はサービスで、さつま揚げなど料理の差し入れもしてくれている
③見積を取って費用の比較をして検討する必要がある

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以上